営業サポートとは？仕事に役立つスキルや向いている人、役立つツールを解説

営業担当者が、資料作成や問い合わせ対応、顧客情報の整理などに追われ、商談や提案に十分な時間を使えていないという課題はありませんか。

営業サポートとは、営業担当者が商談や提案などのコア業務に集中できるよう、さまざまな業務を支援する役割です。

見積書や営業資料の作成、問い合わせ対応、受発注管理などの後方支援に加えて、近年ではCRMやSFA、AIなどのツールを活用し、営業活動そのものを効率化する方法も増えています。

さらに、営業を支援するうえでは「営業担当者の作業を減らす」だけではなく、Webサイトを訪れている見込み顧客を取りこぼさず、営業がアプローチできる状態へつなげることも重要です。

本記事では、営業サポートの仕事内容や必要なスキル、向いている人の特徴に加えて、営業活動を効率化し、見込み顧客の取りこぼしを防ぐ方法についても解説します。

営業サポートとは

営業サポートとは、営業担当者が顧客対応や商談、提案などの業務に集中できるよう、営業活動を支援する仕事です。

具体的には、見積書や請求書などの書類作成、問い合わせ対応、受発注管理、スケジュール管理、営業資料の準備、顧客情報の整理などを担当します。

営業担当者自身がこうした業務をすべて行っていると、新規顧客へのアプローチや商談、既存顧客のフォローなど、売上につながる活動へ使える時間が減ってしまいます。

そのため営業サポートは、単に営業担当者の事務作業を代行するだけではなく、営業組織全体の生産性を高める役割を担っています。

営業サポートの仕事内容

営業サポートの仕事内容は企業や業界によって異なりますが、代表的な業務として以下があります。

• 見積書・請求書・営業資料などの作成
• 顧客からの問い合わせ対応
• 受発注・在庫管理
• 顧客情報・営業情報の整理
• スケジュール・タスク管理
• 総務・経理関連のサポート

書類・営業資料の作成

営業担当者が顧客へ提出する見積書、契約書、発注書、納品書、請求書などの作成を営業サポートが担当する場合があります。

また、提案資料、企画書、会議資料、議事録などの作成を支援することもあります。

営業担当者自身がこうした作業に多くの時間を使っている場合、営業サポートが一部を担当することで、商談準備や顧客への提案に集中しやすくなります。

問い合わせ対応

電話やメール、Webサイトなどから寄せられる問い合わせへの対応も、営業サポートの代表的な業務です。

たとえば、サービスの基本的な仕様、料金、資料送付、営業担当者への取り次ぎなど、比較的定型的な質問へ対応します。

営業担当者が商談や外出で対応できない場合でも、営業サポートが一次対応することで、顧客を待たせずに済みます。

ただし、同じ質問への対応が何度も繰り返されている場合、人が一件ずつ回答し続けるのではなく、FAQやAIなどを活用して自己解決できる仕組みを作ることも重要です。

受発注・在庫管理

メーカーや製造業などでは、商品の在庫状況や発送状況の確認、受注・発注に関する業務を営業サポートが担当することがあります。

顧客の要望へ迅速に対応するためには、営業担当者、営業サポート、倉庫・製造部門などが最新情報を共有できる環境を整える必要があります。

営業に関する情報の整理

顧客情報、商談状況、営業活動履歴などを整理することも営業サポートの重要な役割です。

CRMやSFAなどを利用して情報を一元管理すれば、担当者が不在の場合でも、他のメンバーが顧客とのこれまでのやり取りや商談状況を確認しやすくなります。

情報を探す時間を減らすことも、営業活動の生産性向上につながります。

総務・経理関連のサポート

営業所や営業部門では、営業サポートが経費申請、請求書処理、備品管理、社内連絡などを担当する場合もあります。

営業活動そのものではありませんが、営業担当者が円滑に働ける環境を整える重要な業務です。

営業サポートで役立つスキルや知識

コミュニケーション能力

営業サポートは、営業担当者だけでなく、社内の関係部署や顧客など多くの人と関わります。

相手が必要としている情報を正確に理解し、必要な人へ適切に伝えるコミュニケーション能力が重要です。

PC・業務ツールのスキル

営業サポートでは、Word、Excel、PowerPointなどを使った資料作成だけでなく、CRM、SFA、チャットツールなどを利用する機会もあります。

業務を効率化するためには、基本的なPCスキルに加えて、新しい業務ツールを使いこなす力も役立ちます。

スケジュール・タスク管理

営業サポートは複数の営業担当者や顧客に関わる業務を並行して進めることがあります。

期限や優先順位を整理し、抜け漏れなく対応する力が求められます。

業務改善能力

営業サポートの生産性を高めるためには、依頼された業務を処理するだけでなく、繰り返し発生する業務を見つけて改善することも重要です。

たとえば、

• 毎回同じメールを送っている → テンプレート化する
• 同じ質問へ何度も回答している → FAQ化する
• 営業資料を探す時間が長い → 保存場所を統一する
• 顧客情報が分散している → CRMで一元管理する
• Webサイト上で同じ質問が発生する → AIで自動回答する

というように、人が対応しなくてもよい業務を整理することが重要です。

マーケティングに関する知識

営業活動を支援するうえでは、マーケティングの視点も役立ちます。

たとえば、「どのようなユーザーが問い合わせをするのか」「ユーザーは問い合わせ前にどのような情報を確認しているのか」を理解できれば、営業資料やWebサイトの改善にもつなげられます。

営業とマーケティングを分けて考えるのではなく、見込み顧客がWebサイトを訪れてから営業担当者と接点を持つまでの流れを考えることが重要です。

営業サポートに向いている人

人とのコミュニケーションが好きな人

営業サポートは、営業担当者や他部署、顧客など、多くの人と連携しながら進める仕事です。

相手の立場を考えてコミュニケーションを取れる人は、営業サポートとして活躍しやすいでしょう。

細かいところまで確認できる人

営業サポートでは、見積書、顧客情報、スケジュールなど、間違いが営業活動に影響する情報を扱います。

小さなミスにも気付き、確認しながら業務を進められる人に向いています。

先を見越して行動できる人

営業担当者から依頼されてから行動するだけでなく、「次に何が必要になるか」を考えて準備できることも重要です。

商談前に必要な資料を準備する、問い合わせ内容を整理しておくなど、先回りしたサポートが営業活動をスムーズにします。

ツールを使った業務効率化に抵抗がない人

営業活動では、CRM、SFA、MA、生成AIなどさまざまなツールが使われるようになっています。

人が行っている作業をそのまま続けるのではなく、「もっと効率化できないか」と考えながら新しいツールを活用できる人は、営業サポートの業務でも強みを発揮できます。

営業サポートのやりがい

営業サポートの大きなやりがいは、営業担当者が成果を出せる環境を作れることです。

問い合わせ対応、資料作成、顧客情報の整理などを適切に行えば、営業担当者は商談や顧客への提案により多くの時間を使えるようになります。

また、営業担当者だけでなく顧客から直接感謝される場面もあり、営業チームの成果に貢献していることを実感しやすい仕事です。

営業サポートの仕事で気を付けること

情報共有を徹底する

営業サポートは複数の人と連携するため、必要な情報を適切なタイミングで共有することが重要です。

特に顧客から重要な問い合わせがあった場合や、自分だけでは判断できない場合には、営業担当者や関係部署へ迅速に共有しましょう。

営業担当者の負担を増やさない

営業サポートの目的は、営業担当者がコア業務へ集中できる状態を作ることです。

そのため、単に業務を引き受けるだけではなく、業務そのものを効率化する視点も必要です。

特に何度も繰り返している作業は、テンプレート化、自動化、ツール活用などを検討してみましょう。

丁寧な顧客対応を心掛ける

営業サポートが顧客へ直接対応する場合、その対応も企業の印象を左右します。

迅速かつ正確に回答し、自分で解決できない場合は、適切な担当者へスムーズに引き継げる体制を作ることが重要です。

営業サポートの業務を効率化する4つの方法

1. 定型業務をテンプレート化する

メール、見積書、案内文、営業資料など、繰り返し作成するものはテンプレート化しましょう。

毎回ゼロから作成する必要がなくなり、業務時間の短縮だけでなく、対応品質のばらつきも抑えられます。

2. CRM・SFAで顧客情報を共有する

顧客情報や商談履歴が営業担当者ごとに管理されていると、担当者が不在の場合に対応できません。

CRMやSFAなどを活用し、顧客情報や営業活動を共有できる状態を作りましょう。

3. 営業資料や社内情報を探しやすくする

料金表、サービス資料、提案資料、導入事例などの保存場所を統一し、営業担当者自身が必要な情報をすぐに確認できる環境を整えます。

「どこにあるかわからない」という時間を減らすだけでも、営業活動の効率化につながります。

4. 営業が接点を持つ前の顧客対応を自動化する

営業サポートを効率化するというと、すでに発生している問い合わせや事務作業を減らすことに注目しがちです。

しかし、営業活動全体で考えると、もう一つ重要なポイントがあります。

それが、営業担当者へ問い合わせが届く前に離脱している見込み顧客を減らすことです。

営業につながる前にWebサイトで離脱している見込み顧客がいる

Webサイトには、商品やサービスに興味を持って訪問しているものの、問い合わせや資料請求をせずに離脱しているユーザーがいます。

たとえば、サイトを見ながら、

• 料金はいくらなのか
• 自社でも利用できるのか
• どのような機能があるのか
• 他社と何が違うのか
• 導入事例はあるのか
• どのプランを選べばよいのか

といった疑問を持つことがあります。

こうした疑問に対する答えをすぐに見つけられなければ、問い合わせをする前にWebサイトから離脱してしまう可能性があります。

営業側から見ると、そのユーザーは問い合わせにも商談にもならないため、存在を把握することすらできません。

つまり、営業サポートを考える際には、営業担当者の作業を減らすだけでなく、「営業へ渡せる見込み顧客を増やす」という視点も重要です。

Webサイトでどのような取りこぼしが発生しているか確認したい方は、チェックリストを活用してみてください。

AIチャットボットでWebサイトの「知りたい」にその場で答える

Webサイト上の取りこぼしを減らす方法のひとつが、AIチャットボットの活用です。

通常のWebサイトでは、ユーザー自身がメニューやページを移動しながら必要な情報を探します。

一方、AIチャットボットを設置すると、ユーザーは知りたいことをその場で質問できます。

たとえば、

• 「料金はいくらですか？」
• 「○○業界でも使えますか？」
• 「無料で試せますか？」
• 「導入事例を教えてください」
• 「自社に合うプランはどれですか？」

といった質問に対して、Webサイトや資料の情報をもとに回答できます。

ユーザーが自分でページを探し回る必要がなくなるため、検討中の疑問をその場で解消しやすくなります。

さらに、質問内容に応じて資料請求、料金ページ、問い合わせなどへ案内すれば、Webサイト訪問者を営業がアプローチできる見込み顧客へつなげる導線を作ることができます。

営業へ渡せる見込み顧客を増やすAIチャットボット「IZANAI」

IZANAI Powered by OpenAIは、WebサイトやPDFなどの情報をもとに、ユーザーの質問へ回答できる生成AI型チャットボットです。

Webサイトを訪れたユーザーが疑問を感じたタイミングでAIが回答し、必要な情報へ案内できます。

そのため、単に問い合わせ対応を自動化するだけではなく、情報が見つからないことによるWebサイトからの離脱を防ぎ、資料請求や問い合わせなどのコンバージョンへつなげるWeb接客にも活用できます。

たとえば、Webサイト上で、

• ユーザーの質問へ24時間365日回答する
• 料金・機能・導入事例など必要な情報へ案内する
• ユーザーの疑問をその場で解消する
• 資料請求や問い合わせページへ案内する
• 会話ログからユーザーが知りたい情報を把握する

といった活用ができます。

営業担当者が問い合わせを受けてから対応するのではなく、その前段階でユーザーの疑問を解消することで、営業が接点を持てる見込み顧客を増やすことにつながります。

「サイトへのアクセスはあるのに問い合わせにつながらない」「料金や機能のページを見たあとに離脱されている」といった課題がある場合は、Webサイト上での接客方法を見直してみましょう。

IZANAI Powered by OpenAIの機能や活用方法について詳しく知りたい方は、サービス概要資料をご覧ください。

営業サポートとAIを組み合わせて、営業が商談に集中できる環境を作る

営業サポートの役割は、営業担当者の事務作業を代わりに行うことだけではありません。

営業担当者が本当に対応すべき業務と、他の人やツールへ任せられる業務を整理し、営業組織全体の生産性を高めることが重要です。

たとえば、

• 書類作成 → テンプレート化
• 顧客情報管理 → CRM・SFA
• 資料共有 → クラウド・ナレッジツール
• 定型的な質問 → FAQ・AI
• Webサイト訪問者の疑問解消 → AIチャットボット

というように、業務内容によって適切な方法を使い分けられます。

特にWebサイトの場合、人が対応する前にユーザーが離脱してしまえば、その見込み顧客へ営業担当者がアプローチすることはできません。

そのため、営業効率化を考えるときは、既存の営業業務だけではなく、「営業につながる前のWebサイト体験」まで改善することも重要です。

まとめ｜営業を支えるだけでなく、営業につながる見込み顧客を増やそう

営業サポートは、資料作成、問い合わせ対応、顧客情報の整理などを通じて、営業担当者が商談や提案などのコア業務へ集中できる環境を作る役割です。

一方で、営業担当者や営業サポートの業務だけを効率化しても、Webサイト上で見込み顧客を取りこぼしていれば、営業機会そのものは増えません。

営業活動全体の生産性を高めるためには、

• 人が対応するべき業務を整理する
• 定型作業をツールで効率化する
• Webサイト上の疑問をその場で解消する
• 資料請求や問い合わせへ進みやすい導線を作る
• 営業担当者へ渡せる見込み顧客を増やす

という視点が重要です。

まずは、自社のWebサイトでユーザーがどのような疑問を持ち、どこで離脱しているのかを確認してみましょう。

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AIチャットボット「IZANAI」のできること＆料金プラン

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